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背景

　　在过去很长一段时间的档案管理中，一般要求归档的电子文件要同时转换为传统纸质文件或缩微胶卷同时归档，实行双套管理。2020 年 6 月 20 日修订通过的《中华人民共和国档案法》为电子档案单套管理提供了原则要求和法律支撑。2020 年11 月，国家档案局发布了关于征求《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）（以下简称“要求”）的通知，确立了电子档案单套管理的基本原则，规定了实现单套管理需要在制度建设、系统建设、资源建设与管理、安全管理等方面要达到的要求，提出了可行性的评估方式、方法。以电子形式进行归档的单套管理时代已经到来。

为什么要开展电子档案单套管理

信息化发展的必然要求

　　随着信息技术的迅猛发展，电子档案日益成为信息记录、传输、交换、利用与共享的主流方式，也成为国家、政府和企业档案资源的重要组成部分。由于电子文件具有可复制、易篡改和依赖设备系统读取等特性，在新的档案法实施之前，一般要求具有永久保存价值或其它重要价值的电子文件转换为传统形式，实行双套管理。档案双套管理是电子档案管理初期技术不成熟、制度不完善情况下的权宜之举，不仅降低工作效率，还增加工作成本、浪费社会资源，因而推动电子档案仅以电子形式进行归档和管理，即单套管理已成为信息化条件下需要迫切解决的社会课题。

企业的内在需求

　　电子档案单套管理的呼声一直都很强烈。随着企业信息化的高速发展，业务系统产生的电子文件越来越多，企业档案管理面临新的问题：在归档电子文件的同时，还要打印出纸质文件进行归档，信息化已实现了前端的无纸化办公，在归档环节仍需原始的纸质归档管理，反而增加了工作量，这是企业对档案单套管理的内生需求。

数字化转型的需要

　　电子档案单套管理发展既是机遇亦是挑战，进入数字化时代，电子数据的重要性越发凸显，成为企业数字化转型成功与否的关键因素。档案作为电子数据的重要组成部分，在收集、管理和利用各环节，运用知识管理、大数据等理念和技术，对档案数据进行深层次加工和管理，创新档案数据应用模式，有针对性地主动为企业提供全方位、多层次、精准的档案数据服务，成为企业数字化转型的重要方面。

企业开展电子档案单套管理面临的困难

对政策了解不够深入

　　很多企业对新《档案法》和《电子档案单套管理一般要求》了解有限，不具备开展电子档案单套管理顶层规划的基础。

对电子档案单套管理的安全存疑

　　作为一种全新的档案保管思路，开展电子档案单套管理，关键是使电子档案拥有和纸质档案同等的法律效力，并且能够对电子档案进行长久安全的保管，特别是不能被篡改，这是企业最担心的问题。

缺少建设经验

　　缺少开展电子档案单套管理的成熟经验，特别是军工企业还没有可借鉴的成熟案例，企业不知如何开展。

企业如何开展电子档案单套管理

顶层规划、统筹设计

　　开展电子档案单套管理是一项系统工程，不是规划某个业务系统、建立某个标准就能支撑的，需要从顶层要求、领导决策、管理制度、标准规范、基础设施、信息技术等多个方面共同谋划，开展工作。

转变思想、创新思维

　　档案的从业人员不能只停留在双套管理的传统思维阶段，也不能简单的直接将纸质文件去除，要从电子文件的产生、流转、发布、归档、保管、备份和利用等各个环节进行标准的配套和信息技术的支撑，保障电子档案的真实、完整、可用和安全，从利用角度要充分发挥电子数据的作用，除了满足归档保管的需求外，应将电子档案看作企业数据的一部分，丰富电子档案的元数据和知识属性，为后期进行知识的利用、数据的分析挖掘提供支撑。

试点先行、逐步推进

　　电子档案单套管理工作，需要从多个维度构建可信电子文件管理保障体系，可先选取企业内具备条件的某类档案、某个业务系统开展试点工作，形成经验，依照“先试先行、风险控制、分步开展、逐步完善”的原则，在实践中不断总结创新；抓住政策机遇，结合新《档案法》的要求，因势利导、顺势而为开展试点工作，在试点成功经验的基础上，再拓展其他档案门类、其他业务系统，逐步推进电子档案单套管理的规范化、科学化。

制度完善、技术保障

　　推行电子档案单套管理，一方面需要遵循电子档案的形成规律，推进制度规范建设，研究制定电子档案“收、管、存、用”各个环节的配套制度，包括管理制度、元数据标准、四性检测方案、备份恢复方案等，为电子档案单套管理提供制度保障；另一方面，要做好技术保障，因电子档案单套管理需要进行系统再造，实现电子档案全程化和专业化管理，需采用经第三方权威机构认证的数字签名和电子签章等技术，对电子档案形成和管理的各环节进行可信的身份确认，定期进行四性检测，保证电子文件归档、电子档案接收和电子档案长期保存等关键环节可靠和可信；最为重要的是，做好电子档案的备份工作，从多方面保障电子档案的绝对安全性，确保电子档案来源可信、管理可靠、长期可用。

电子档案单套管理实施路径

　　参照国家档案局下发的《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）中的测评指标，结合实际的项目建设经验，建议开展电子档案单套管理项目可参考的实施步骤如下:

组织建设

　　在企业内部，成立电子档案单套管理试点小组，至少由企业的总师、副总师等职务的人员担任组长，档案部门、信息化部门、相关业务部门协同配合，并且需要面向全员进行政策宣贯，指明工作方向，齐心协力开展工作。

试点选择

　　在企业内部选择相对具备条件的档案门类以及试点的业务系统，开展试点工作，比如办公自动化系统。

制度、规范建设

　　完善电子档案单套管理工作制度，针对试点的档案类型编制元数据标准、四性检测方案、电子文件长久保管格式标准、电子文件封装规范、归档接口设计规范等。

系统建设

　　按照单套管理的要求和企业实际，明确系统功能需求，形成系统总体架构（图1），进行功能开发。

图1 系统总体架构

备份机制建设

　　做好试点的电子档案本地备份、异质备份和异地备份，异质备份可以采用光盘备份，建立档案系统与异质备份设备的接口，能够实现在线的备份和恢复。

　　经验总结

　　试点建设完成后对标国家档案局下发的《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）中的指标进行自测，总结经验。

企业开展电子档案单套管理可带来的效益

节约企业成本

　　电子档案逐步取代纸质档案，用数据存储代替档案库房，减少企业档案库房建设，节省了传统模式下纸质档案整理、上架等工作的人力成本，释放更多的人力投入到档案编研、数据的挖掘工作，开发精准的档案定向应用，深化档案的利用方式，推动档案利用从被动搜索到主动推送方式转变。

推动企业电子文件管理模式创新

　　电子档案单套管理需要从管理者至普通员工，从业务系统厂商到档案系统厂商，应用新的管理模式，规划和制定电子档案单套管理的制度、方法，提升支撑电子档案单套管理的技术能力，将电子文件的全生命周期管理纳入企业的管理体系，全面推动企业电子文件管理模式创新。

促进档案从业者的能力提升

　　电子档案的单套管理对档案从业者提出了更高的要求，从业者不仅要具备专业的档案管理知识，更要具备信息化、数据管理的相关知识。

助力企业数据应用

　　随着企业数字化发展的进程，建设数据中心成为必然趋势，企业需要将现存的大量数据进行清洗、整理并开展知识应用、大数据分析，电子档案最可信、极具价值的重要数据必将是企业未来建设数据中心的重要数据来源。

　　档案的单套管理将成为各单位档案部门未来业务管理的主要模式。yl23455永利官网遵循并深入研究新《档案法》和《电子档案单套管理一般要求》等法律法规、标准和要求，将档案业务与工业知识、工业过程紧密结合，率先实践并形成适应新形势、新需求的数字档案馆一站式解决方案，开发完成yl23455永利官网兰台档案管理系统V8.0，已经广泛应用于航空工业、兵器工业、中国航发、电子信息产业集团、中国工程物理研究院、三峡集团、中海油等集团总部和下属单位。系统基于纯B/S架构，支持云部署，满足国产化环境的部署要求，提供强大的流程引擎和灵活的配置功能，为企业构建电子档案单套管理制度标准规范体系，实现各类业务系统原生电子文件的在线归档和电子档案管理，并通过与权威数字证书、电子签章产品的集成，实现电子文件的四性检测，确保电子档案的凭证作用，满足电子档案单套制管理要求。